HỘI THẢO LÀM VIỆC TỪ XA SAU ĐẠI DỊCH VÀ GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ DOANH NGHIỆP SMEs ( bản full )

Dịch COVID-19 kéo dài đã ảnh hưởng nghiêm trọng tới mọi mặt đời sống, kinh tế - xã hội. Đặc biệt, các doanh nghiệp ở Việt Nam đang bị tác động rất lớn, nhất là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ ( SMEs ). Để vượt qua thử thách này, nhiều công ty đã và đang nhanh chóng chuyển đổi mô hình, tổ chức lại cách thức sản xuất, kinh doanh nhằm thích ứng với đại dịch toàn cầu.

Là một doanh nghiệp SMEs, Ý Tưởng Mới cũng đã phải đối mặt với những vấn đề khó khăn, thử thách. Nhằm giải được bài toán thách thức này, chúng tôi đã phối hợp cùng các chuyên gia tổ chức Hội thảo trực tuyến “Làm việc từ xa sau đại dịch và giải pháp chuyển đổi số trong doanh nghiệp SMEs” vào 9g00 ngày 31/10/2021. 

Hội thảo có sự tham gia của các khách mời:  

- Diễn giả PGS.TS NGUYỄN ĐỨC LỘC – Viện trưởng Viện nghiên cứu đời sống xã hội.   

- Diễn giả Ths DƯƠNG TRỌNG PHÚC – Phó Hiệu trưởng trường đoàn Lý Tự Trọng.   

- Diễn giả Ông NGUYỄN THANH ĐIỀN – Chuyên viên điện toán đám mây – Tập đoàn Viettel.   

Và toàn thể nhân viên Ý Tưởng Mới.  

Làm việc từ xa: xu thế nhất thời hay phương thức làm việc cho tương lai? 

Có thể nói rằng làm việc từ xa là một hình thức mới và trở thành xu hướng tất yếu trên toàn thế giới khi đại dịch xuất hiện. Với cách thức mới này, nhiều doanh nghiệp duy trì được hoạt động trong bối cảnh toàn bộ nền kinh tế bị giáng những đòn tác động nghiêm trọng. Vậy những câu hỏi được đặt ra là liệu làm việc từ xa sẽ tiếp tục trở thành xu thế hay chỉ là phương thức làm việc tạm thời sẽ kết thúc khi dịch bệnh qua đi? Và làm thế nào để giải được bài toán về tương tác xã hội, về sức khỏe tinh thần và tính liên kết trong tập thể khi làm việc tại nhà? Doanh nghiệp cần làm gì, hỗ trợ những gì để nhân viên yên tâm làm việc và gắn bó lâu dài khi làm việc tại nhà? Nền tảng công nghệ và giải pháp nào phù hợp để ứng dụng cho việc quản lý làm việc tại nhà? Những nguyên tắc hay văn hóa cần cam kết khi làm việc tại nhà là gì? 

Để trả lời cũng như tháo gỡ những khúc mắc đó, PGS.TS Nguyễn Đức Lộc -  Viện trưởng Viện nghiên cứu đời sống xã hội đã có những chia sẻ dưới góc nhìn của một nhà xã hội học. PGS.TS giải thích vấn đề được đề cập đến dựa trên định nghĩa về Kỷ nguyên Covid ( Covid era ). Chính kỷ nguyên này đã làm cho mọi thứ thay đổi hoàn toàn, không có một điều gì là chắc chắn cả. Chính vì vậy, con người chúng ta phải thích nghi, phải ứng phó trong mọi điều kiện. Đặc tính của con người chính là sự tồn tại, nếu chúng ta không thích ứng thì con người sẽ không tồn tại. Do vậy, việc chúng ta cần làm chính là thích ứng với hiện trạng xã hội “ Chúng ta phải quan tâm đến tương lai bởi vì chúng ta sẽ phải sống hết quãng đời còn lại của mình ở đó” theo Charles F.Kettering. Giải thích cho câu nói này, PGS.TS đã nói thêm, cho dù chúng ta chấp nhận hay không chấp nhận kỷ nguyên này thì bắt buộc chúng ta phải làm, cho dù tương lai bất định không chắc chắn được điều gì, nhưng chúng ta phải nhớ rằng sức mạnh lớn nhất của con người chính là khả năng thích ứng, thích ứng với những điều kiện khác nhau. Chính vì vậy, một câu chuyện đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp, đối với mỗi cá nhân là chúng ta cần thích ứng như thế nào? Bắt đầu từ những bước tiến của công nghệ thông qua dịch vụ “from home”. Con người được đáp ứng nhu cầu thông qua những ứng dụng thông minh này. Vậy còn doanh nghiệp? Doanh nghiệp sẽ như thế nào nếu không có sự chuẩn bị gì cho chiến lược quay trở lại sau đại dịch, và những biến cố bất ngờ có thể xảy ra. Theo Ban Kinh tế Trung Ương phối hợp với VnExpress.net đã công bố những con số đáng lưu ý, đó là khoảng 69% doanh nghiệp ngưng trệ vì không có nền tảng từ trước.  

Cũng từ những thông tin đó, PGS.TS kết luận lại chúng ta bắt buộc phải làm, phải chuyển đổi thì mới có thể ứng phó kịp thời với xã hội sau đại dịch.  

Tiếp nối với sự chia sẻ của PGS.TS Nguyễn Đức Lộc, Anh Nguyễn Thanh Điền cũng đã chia sẻ thêm về cách điều hành nhân sự sau đại dịch của tập đoàn. Tập đoàn Viettel với quy mô nhân sự lớn, để trở lại làm việc sau đại dịch tập đoàn đã có những giải pháp như sau: thứ nhất, toàn bộ nhân sự sẽ được chia đôi 50% nhân viên làm online và 50% nhân viên làm offline. Thứ hai, tập đoàn sẽ có những kịch bản hỗ trợ nhân viên bị F0, phối hợp với các đơn vị bệnh viện, chuẩn bị thuốc, công đoàn tổ chức gọi điện thăm hỏi, nếu không có điều kiện cách ly tại chỗ thì công đoàn hỗ trợ cách ly tại bệnh viện. Thứ ba, phổ cập kiến thức, nâng cao ý thức tự bảo vệ sức khỏe của bản thân, gia đình và xã hội cho nhân sự.  

Đó là những chia sẻ thực tế đến từ một tập đoàn lớn của nước ta. Bên cạnh đó, ThS Dương Trọng Phúc cũng có những chia sẻ thêm về vấn đề trên. Anh cho biết rằng, việc sử dụng công nghệ thông tin vào quy trình sản xuất kinh doanh nên được khuyến khích thực hiện. Ngoài ra, để giải tỏa được những vấn đề tâm lý, tạo sự gắn kết cho nhân viên các công ty có thể tổ chức những buổi party online như họp mặt định kỳ, tổ chức sinh nhật cho nhân viên, các ngày lễ tết,… 

Tổng kết lại vấn đề trên, việc làm việc từ xa không chỉ là xu hướng xuất hiện trong đại dịch mà đã có từ trước ở một số doanh nghiệp và nó sẽ vẫn là phương thức làm việc được các doanh nghiệp lựa chọn cho tương lai trong bối cảnh đại dịch toàn cầu vẫn chưa kết thúc và sự phát triển của công nghệ giúp các doanh nghiệp không cần phải làm việc “face to face” hay làm việc trực tiếp nữa. Trong thời đại số, các giới hạn về không gian và thời gian đã không còn là vấn đề khó khăn. Vấn đề được đặt ra hiện nay chính là việc số hóa và chuyển đổi số như thế nào, doanh nghiệp nào cần chuyển đổi số, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để chuyển đổi số. 

Doanh nghiệp SMEs có cần thiết phải chuyển đổi số? 

Về vấn đề này, Anh Nguyễn Thanh Điền nhận định, chuyển đổi số là một quá trình không dễ dàng nếu không muốn nói là vô vàn thách thức đối với bản thân SMEs. Ngay từ khi dịch hoành hành, nhiều nước phải áp dụng các biện pháp giãn cách xã hội, nhiều doanh nghiệp còn xoay xở được đã bắt đầu thích ứng bằng cách áp dụng hình thức làm việc tại nhà, các hoạt động chuyển sang trực tuyến. Về cơ bản, có thể hiểu rằng, đó chính là doanh nghiệp đã chủ động áp dụng chuyển đổi số cho hoạt động của mình. Và với tình cảnh dịch bệnh, giãn cách xã hội hiện nay, chuyển đổi số chính là yêu cầu cấp thiết, là “vaccine” hữu hiệu cho doanh nghiệp vượt qua thách thức. Hiện nay, có nhiều cách hiểu về chuyển đổi số (Digital Transformation), nhưng theo cách đơn giản nhất, đó là sự tích hợp đầy đủ các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp, ứng dụng các công nghệ để thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và đem đến những giá trị mới cho khách hàng.

Thế nhưng, có một thách thức được đặt ra ở đây nếu doanh nghiệp Chuyển đổi số mà khách hàng không Chuyển đổi số thì sẽ như thế nào?  

Anh Điền cũng chỉ ra rằng chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, đó là: tăng cao năng suất lao động, giảm thiểu chi phí vận hành, quản trị doanh nghiệp hiệu quả hơn, nâng cao chất lượng nhân sự, tăng trưởng doanh thu.   

Nhưng đối với doanh nghiệp SMEs là một bài toán không dễ dàng. Song song đó Anh Điền đã đề cập đến 07 nguyên nhân thất bại trong chuyển đổi số mà các doanh nghiệp SMEs mắc phải: do chưa xác định mục tiêu chuyển đổi số rõ ràng, thiếu năng lực chuyên môn, thiếu sự cam kết từ ban lãnh đạo, nội bộ không chấp nhận thay đổi, không đủ nguồn tài chính, thiếu quan tâm tới trải nghiệm khác hàng, không thay đổi văn hóa tổ chức và cách thức làm việc. 

Khi chuyển đổi số, một trong những mối quan tâm lớn nhất của doanh nghiệp chính là việc khách hàng có thích nghi và trải nghiệm của khách hàng khi sử dụng sản phẩm dịch vụ trên nền tảng chuyển đổi số. Với những khách hàng gen Z việc tương tác, sử dụng các sản phẩm dịch vụ trên nền tảng số là điều đã và đang dần trở nên quen thuộc. Họ thích nghi nhanh và yêu thích những tiện ích mà chuyển đổi số mang lại. Tuy vậy, các doanh nghiệp cũng không thể nào bỏ qua trải nghiệm của đối tượng khách hàng gen X, Y. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có phân khúc khách hàng cao cấp. Trong trường hợp, khách hàng không thể hoặc không thích việc ứng dụng chuyển đổi số trong quá trình làm việc, tương tác, sử dụng và trải nghiệm sản phẩm dịch vụ, đòi hỏi các công ty phải có sự hướng dẫn, chăm sóc khách hàng tận tình hoặc có phương thức làm việc riêng đối với nhóm đối tượng khách hàng này. 

Đối với nội bộ doanh nghiệp, khi chuyển đổi số, bên cạnh các vấn đề như nguồn lực, tài chính, công nghệ, thì vấn đề văn hóa doanh nghiệp và việc chấp nhận thay đổi của nhân viên quyết định đến sự thành công hay thất bại của việc chuyển đổi số. Để thay đổi một cách vận hành cũ, một thói quen làm việc đã tồn tại rất lâu là điều không hề dễ dàng. Các nhân viên cần có thời gian để thích ứng và việc đầu tiên quyết định đến sự đón nhận và ứng dụng chuyển đổi của tất cả nhân viên chính là “thay đổi nhận thức”. Khi nhận thức được những ưu điểm của việc chuyển đổi số mang lại trong quá trình làm việc thì việc chấp nhận và đồng thuận chuyển đổi số trở nên dễ dàng hơn trong nội bộ doanh nghiệp. 

Nhưng suy cho cùng, việc chuyển đổi số là việc làm bắt buộc, Anh Dương Trọng Phúc cũng nói rằng “ người muốn làm họ sẽ cố gắng dù như thế nào cũng sẽ làm, người không muốn làm họ sẽ tìm lý do”. 

Vậy nền tảng ứng dụng công nghệ nào phù hợp cho vấn đề chuyển đổi số này. Đó chính là nội dung cần tìm hiểu ở chuyên đề 03.  

Ứng dụng Microsoft 365 trong quản trị doanh nghiệp 

Chúng ta nhận thấy được các lợi ích từ việc số hóa và chuyển đổi số ở hai chuyên đề ở trên, doanh nghiệp muốn tăng tính cạnh tranh, muốn phát triển hoặc đơn thuần chỉ để phục vụ cho việc làm việc từ xa… thì Chuyển đổi số là điều kiện gần như tiên quyết, việc ứng dụng công nghệ vào công việc hàng ngày là điều cần triển khai ngay để làm thuận lợi hơn, giảm thời gian vô ích….  

Khi đã nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc Chuyển đổi số trong doanh nghiệp thì lựa chọn nền tảng công nghệ (platform) nào phù hợp để đáp ứng yêu cầu cũng là một thách thức không nhỏ. Vì đối với doanh nghiệp SMEs thì nguồn lực, tài chính và công nghệ có hạn. Để chọn một nền tảng phù hợp với đặc thù, mô hình kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời ở một mức đầu tư hợp lý cần có sự tìm hiểu, trải nghiệm và đánh giá thận trọng. 

Giải đáp vấn đề này, một chuyên gia của Microsoft, một master trainer – đã trải nghiệm, đã chia sẻ nhiều nơi về việc ứng dụng Microsoft 365 trong công tác quản lý điều hành Anh Dương Trọng Phúc - Phó Hiệu trưởng trường đoàn Lý Tự Trọng sẽ chủ trì chuyên đề này. Ở đây anh nêu rõ hệ sinh thái của Microsoft bao gồm những ứng dụng gì. Bên cạnh đó, anh còn nêu lên một số ưu điểm của ứng dụng trong việc vận hành vào hoạt động quản trị nhân sự, sản xuất kinh doanh,... Với nhiều doanh nghiệp SMEs khi nguồn lực có hạn thì Microsoft Office 365 chính là nền tảng đáng để tìm hiểu và trải nghiệm. 

Với những thông tin anh Phúc đã chia sẻ về ứng dụng, nhân viên Ý Tưởng Mới rất thích thú và tò mò nhiều hơn về ứng dụng ưu việt này. Cụ thể như, chị Huỳnh Thị Trúc Ly - Thư ký Phòng Dự Án đã hỏi về sự đồng bộ dữ liệu kết nối như thế nào khi sử dụng ứng dụng này? Hay chị Trần Thị Xuân Nguyệt hỏi về thời gian bao lâu để sử dụng thành thạo ứng dụng này? Đáp lại những câu hỏi đóanh Phúc đã chia sẻ rất rõ ràng như sau: Về việc kết nối dữ liệu sẽ đồng bộ 100% trên các thiết bị khác nhau, và để sử dụng thành thạo ứng dụng này cho một doanh nghiệp SMEs thì thông thường sẽ khoảng từ 6 tháng đến một năm. Điều này có thể chưa chắc chắn bởi nó còn phụ thuộc vào yếu tố con người.  

Buổi hội thảo trực tuyến đã diễn ra thuận lợi và kết thúc tốt đẹp ngoài mong đợi. Sau buổi hội thảo, phần lớn nhân viên của Ý Tưởng Mới đã có một góc nhìn mới về việc làm việc từ xa, về việc số hóa và chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Đó cũng là tiền đề để Ý Tưởng Mới ứng dụng và triển khai chuyển đổi số vào việc vận hành và quản trị doanh nghiệp.  

Video chia sẻ buổi trực tuyến tại đây: